Fluxograma é o nome que se dá a uma notação específica (ícones), utilizado para representar o fluxo de atividades de um processo. Ou seja, Fluxograma é uma notação (sistema de símbolos e abreviações) utilizada para representar um processo por meio de um desenho. Antes de começarmos, quero te contar que aproximadamente MEIO MILHÃO DE PESSOAS já leram este artigo! Agora sim, vamos lá!
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Um resumo desse guia!
Se você possui dúvidas sobre o que é e como elaborar um Fluxograma, você está no lugar certo! Sim, eu vou ser ousada e dizer: esse é o texto mais completo que você verá na sua internet sobre o assunto Fluxograma. Por isso, pensando em facilitar para você, resolvi listar o que você encontrará nesse conteúdo. Veja só:
- Um pouco da história do fluxograma;
- O que são fluxogramas;
- Curiosidade sobre o fluxograma;
- Quando usar fluxograma;
- Problemas que o Fluxograma pode ajudar você a resolver;
- Tipos de Fluxograma;
- Por que fazer um fluxograma;
- Os 28 símbolos do Fluxograma;
- Como criar um fluxograma em 5 passos;
- Ferramentas para desenhar fluxograma;
- Boas práticas para fazer seu Fluxograma;
- Os erros mais comuns ao se fazer um fluxograma (e como evitá-los)!
Agora, sigam-me os bons e boa leitura!
Um pouco da história do fluxograma
Fluxogramas são usados desde 1921, quando Frank Gilberth, um engenheiro mecânico, apresentou a ideia pela primeira vez em sua apresentação chamada: “Desenho de processo – Primeiros passos para encontrar o melhor caminho”. Em resumo, Frank dedicou sua vida para estudar maneiras de aumentar a produtividade na indústria.
O que é um fluxograma?
Fluxograma nada mais é do que uma maneira de representar um processo por meio de um desenho. Ou seja, é uma forma simples e fácil de identificar o fluxo com que as atividades acontecem, nele cada passo de um processo é representado por um único símbolo que possui uma resumida descrição. Estes símbolos são padronizados e ligados por flechas que demonstram a direção do fluxo de atividades.
Além disso, Fluxogramas podem ser facilmente atualizados e sua notação é entendida em segundos, pois é uma ferramenta bem antiga que está muito bem popularizada. Por este motivo, não é necessário que você utilize um programa especial, os símbolos utilizados no Fluxograma (ou seja, sua notação) estão disponíveis em programas como Word, Excel e Powerpoint, por exemplo.
Para que serve um fluxograma?
O fluxograma pode ser amplamente utilizado, pois se baseia em um conjunto simples de símbolos para operações, decisões e outros elementos primários do processo. A partir disso, podemos dizer que ele serve para descrever visualmente as etapas de um processo. Não é mesmo? E, com isso, ele ajuda a facilitar a compreensão dos processos!
O que talvez você não saiba sobre os Fluxogramas…
Fluxograma é uma notação de desenho de processo. Muitas pessoas acham que qualquer desenho de processo é um fluxograma de processos e na verdade não é. Só será Fluxograma quando você utilizar os ícones da notação de Fluxograma (isso mesmo, com “F” maiúsculo)!
Assim como existe a notação de BPMN (Business Process Management Notation) e a notação de EPC (Event-Driven Process Chain), tambémexiste a notação de Fluxograma! Todos são desenhos de fluxos de processo, mas não são todos fluxogramas. Entendeu?
Quando usar o Fluxograma?
Na sua empresa, a busca é por mais eficiência? Não há um modelo a ser seguido na realização das tarefas? Então saiba que fazer um fluxograma de processos pode te ajudar (e muito!). Isso porque esse recurso evidencia quais são as tarefas a serem executadas e quem são as pessoas envolvidas. Portanto, é uma peça-chave para que todos compreendam a sequência a ser seguida.
Agora, você deve estar se perguntando: “como que eu sei se preciso fazer um fluxograma de processos?”. Fazer o desenho do processo por meio de um fluxograma de processo pode ser relacionado a diversos benefícios. Entre eles, gostaria de citar que essa boa prática pode ser usada para:
- Conhecer o fluxo de atividades do processo;
- Identificar onde o processo começa e onde ele termina;
- Verificar quais os fornecedores e clientes de um determinado processo;
- Relacionar quais as áreas fazem parte do processo;
- Identificar os erros que existem no processo;
- Identificar problemas em potencial;
- Propor melhorias;
- Propagar o conhecimento, pois a atividade estará documentada e servirá de apoio a quem desejar conhecer o fluxo de atividades de um determinado processo.
Vamos falar de alguns problemas que o fluxograma de processos pode ajudar a resolver?
Sim, resolvi falar melhor sobre alguns problemas que vira e mexa acontecem no dia a dia de uma organização e que o fluxograma pode ajudar a resolver. Vamos lá?
1. Falta de padrão no desenvolvimento das atividades
Quantas vezes você já se deparou com a falta de um modelo, ou de uma rotina específica, para a realização de alguma tarefa dentro do seu setor? O resultado disso nós já conhecemos: atrasos, retrabalhos, desencontro de informações, etc. Dessa forma, a padronização de processos se torna uma grande aliada e ajuda a minimizar esses problemas.
Se o seu setor ainda não adota essa ideia, saiba que muitos benefícios podem surgir assim que você adotá-la. Afinal, ter omapeamento dos seus processos e padronizar a execução das atividades facilita o cumprimento das melhores práticas, o que auxilia na melhoria do resultado final.
Por isso, vou te deixar um checklist MUITO BOM para mapeamento de processos. (Nunca uso caixa alta mas esse aqui tá valendo rsrsrs).
Outro benefício é a definição dos procedimentos a serem seguidos e dos responsáveis por cada etapa, tanto no âmbito da gestão, quanto no operacional. Assim, se algum talento do seu time sair de férias, por exemplo, outra pessoa saberá o que fazer sem haver perda de qualidade no processo.
2. Ocorrência de atrasos e retrabalhos
Você e seu setor já deixaram de entregar determinada demanda no prazo especificado por não saberem exatamente como executá-la? Ou então, você não conseguiu dar andamento em uma atividade porque ela estava parada com seu colega e você não sabia?
Outra vantagem de mapear processos e desenhá-los, é identificar os pontos que acarretam em atrasos nas entregas. Pode ser por falta de comunicação, desconhecimento do processo, desconhecimento dos prazos para realizá-lo, etc. Isso é possível porque o fluxograma nada mais é do que a representação gráfica do seu processo. Assim, fica mais fácil de entender as relações entre as tarefas realizadas por você e o restante da sua equipe.
3. Redução da produtividade
Você sente que está improdutivo? Quantas vezes você já sentiu que realizou centenas de atividades no dia, mas parece não ter finalizado nada? A resposta pode ser a falta de organização no fluxo de suas atividades.
Fazendo o desenho do fluxo do processo você consegue visualizar as tarefas que realiza no seu dia, inclusive aquelas que são desnecessárias. Desta forma, você consegue eliminá-las, e com isso você otimiza seu processo e evita o desperdício do seu precioso tempo.
4. Desconhecimento do objetivo do processo
Você já se perguntou “por que estamos fazendo isso”? Eu apostaria que sim. Esse é outro ponto que o fluxograma de processos ajuda a melhorar. Isso porque ele permite entender a inter-relação entre as etapas e coletar informações importantes sobre os processos. Dessa forma, fica claro para todos qual o objetivo daquelas atividades e qual o resultado final esperado.
Perceba que a ideia não é fazer um mapeamento perfeito, mas utilizar esse recurso para entender a empresa e perceber como pode ser aprimorada. Afinal, essa prática permite saber quais são os pontos críticos do seu processo, preservar o conhecimento adquirido e ainda ter uma visão da cadeia de valor e dos seus integrantes.
5. Falta de clareza sobre os papéis dos envolvidos no processo
Esse é outro sinal muito importante de que um mapeamento de processos necessário. Pense, quantas vezes você já se viu sem saber a quem recorrer para realizar determinada tarefa? Ou então, quantas vezes o seu setor não conseguiu dar vazão às atividades por estar envolvido em questões que não eram de responsabilidade de vocês? Calma, isso não é tão incomum.
Quando há indefinição dos papéis dos envolvidos no processo, toda a rotina fica desordenada. E o resultado disso? Atrasos, retrabalhos, dificuldade na comunicação, falta de compromisso dos colaboradores, entre outros prejuízos.
Quais os tipos de Fluxogramas que existem?
Existem muitos tipos de Fluxogramas. Cada qual, com a sua aplicação ou finalidade. Então, eu separei 4 para falar um pouco mais. Veja só:
Diagrama de Blocos
Esse é o fluxograma mais simples de todos. Eu garanto que você, em algum momento, já desenhou ou teve contato com esse tipo de fluxograma. Basicamente, ele consiste em uma sequencia de blocos, que mostra a sequência das atividades, sem que haja necessariamente uma atividade de decisão envolvida. Veja um exemplo:
Fluxograma de Processo Simples
Nesse tipo de desenho, você continua tendo uma visão mais simplificada do processo, com base nas tarefas que o compõem. No entanto, nesse tipo de Fluxograma você já inclui alguns pontos de decisão. Veja um exemplo:
Percebam que, ao contrário do diagrama de blocos, a um ponto de decisão, no qual se responde a alguma pergunta. No exemplo acima, estou me referindo aos dados da Nota Fiscal, se ela está correta ou não.
Fluxograma Funcional
Aqui, a grande diferença de um fluxograma de processos simples para um funcional é que, nesse tipo de fluxograma, costuma-se separar as tarefas de acordo com quem irá executá-las. Ou seja, as áreas responsáveis por fazê-las são representadas no desenho, juntamente com o fluxo do processo em si. Veja só:
Fluxograma Vertical
Se você for novo no campo dos fluxogramas, talvez esse modelo seja uma novidade. Esse tipo de representação, também conhecida como Diagrama de Processo, é um tanto quanto diferente. Isso porque nesse caso, os símbolos são incluídos em colunas verticais, seguidos de uma coluna de descrição. Você vai seguindo o melhor estilo “ligue os pontos” e descrevendo o que fazer em cada uma das etapas para, assim, representar o fluxo do seu processo.
Eu sei, pode ser um pouco difícil de entender assim, por isso, vou deixar aqui um exemplo:
Qualquer desenho de processos é um Fluxograma?
É bem comum as pessoas chamarem todo e qualquer desenho de processo de fluxograma. Por ser uma notação muito antiga, o termo acabou se popularizando. Na prática, o fluxograma descreve um tipo de desenho técnico cujo objetivo principal é expressar o funcionamento de uma atividade de forma objetiva e muito clara.
Por que devemos fazer o fluxograma do processo?
Quando não sabemos qual o caminho que o nosso processo percorre, corremos o risco de ele fazer um caminho muito maior do que seria de fato necessário. Veja um exemplo lúdico, mas muito ilustrativo:
Perceba que na imagem acima, ambas as linhas (rosa e azul) chegam a um mesmo objetivo. Porém, a linha rosa provavelmente demora mais tempo, consome o tempo de mais pessoas. Ou seja, ela gera mais custo para a empresa por ser um caminho mais longo. Já a linha em azul, vai direto ao ponto e faz menos voltas para chegar ao mesmo objetivo que a linha rosa.
Essa é a realidade de muitas empresas e de muitos processos. É possível que estejamos gastando mais recursos do que o necessário para atingir o objetivo.
Em contra partida…
Fazer o desenho do fluxo do processo vai te ajudar a entender qual o caminho ótimo e assim implementar grandes melhorias e obter melhores resultados! Pode apostar, vale muito a pena. Já vi muitas transformações de processos começarem por meio da análise e modelagem do fluxo de tarefas e atividades.
Também vale destacar que esse tipo de método pode ser utilizado em diversos contextos, desde o gerenciamento de projetos formal até a organização de estoques em uma indústria. Ou seja, você pode desenhar o fluxo de qualquer processo.
O significado dos símbolos de um fluxograma
Você sabia que existem 28 símbolos da Notação do Fluxograma? Eu pesquisei todos eles e compilei tudo nessa ferramenta. Veja só:
Vamos começar?
Agora que você já conhece todos os 28 ícones da notação, vamos começar a desenhar? Vou te mostrar como montar um fluxograma em apenas cinco passos, e de que maneira isso pode te ajudar a entender o fluxo de atividades de um processo.
Por fim, eu comento algumas boas práticas, como também os principais erros cometidos na hora de fazer o desenho. Ficou interessado? Então, vem comigo!
Como fazer um fluxograma de processos em 5 Passos
Agora que você já sabe o que é e porque é importante fazer um fluxograma, chegou a hora de colocar a mão na massa e iniciar o desenho do seu processo. Acompanhe os cinco passos para descobrir como fazer um fluxograma de processos.
Passo 1: Selecionar a ferramenta
Para começar, você precisa decidir onde fará o seu desenho do processo. Existem alguns sites que disponibilizam gratuitamente ferramentas para fazer estes desenhos. Ou você pode usar ferramentas do Office, como word e power point, com as quais você certamente já tem bastante familiaridade!
Para te ajudar nesta escolha, eu separei 9 ferramentas. Veja só…
Ferramenta 1: Papel de pão
Tem gente que acha que para desenhar um fluxograma de processo, precisa, necessariamente, do suporte tecnológico. Isso está errado. Você pode desenhar o fluxo das suas atividades em qualquer papel, seja fazendo de forma estruturada, com todos os elementos, ou não. O Importante é tirar da sua cabeça o processo. Assim, as demais pessoas também poderão conhecê-lo.
Ferramenta 2: Post-it
Nem só de ferramentas tecnológicas ou de simplicidade (papel de pão) vive um analista de processos que desenhe fluxogramas. Uma forma de criar o seu é através do uso de post-it, aqueles papeis coloridos autoadesivos!
O bom dessa técnica é que ela permite você explorar de forma colaborativa com a sua equipe o processo e desenhar de acordo com o surgimento das ideias.
Ferramenta 3: Diagrama SIPOC
Eu sou suspeita para falar sobre SIPOC. Já utilizei muito essa ferramenta como ponto de partida para os mapeamentos dos processos ou então, para estruturar um fluxograma mesmo. Como nele conseguimos colocar em visão linear os fornecedores, as entradas, as etapas, as saídas e os clientes, fica mais fácil visualizar o processo. Eu não vou me prolongar muito sobre esse assunto.
Se você quer conhecer mais sobre essa ferramenta, vou deixar aqui em baixo um e-book completo sobre o SIPOC. Baixe à vontade!
Ferramenta 4: Usando ícones do fluxograma
Sim, se queremos fazer um Fluxograma (agora com F maiúsculo), por que não usar os ícones da notação? Não precisa ser em uma software específico, pode ser no seu bom e velho Word ou PowerPoint. Para isso, basta conhecer os ícones da notação. Se você aind anão os conhece, volte no texto e veja o nosso infográfico! 😉
Ferramenta 5: Lucid Chart – Desenho de fluxograma online
Mesmo na versão free o Lucid permite que você edite os fluxos e compartilhe com outras pessoas. Entretanto, existe uma limitação. A versão free te limita a fazer desenhos mais complexos. Para quem é estudante ou professor, existe uma opção específica (que já deixei linkada ali).As versões pagas permitem que você modele em outras notações, como BPMN, por exemplo.
O site é em inglês, mas o modelador é em português.
Ferramenta 6: Draw.io
A primeira pergunta que a ferramenta Draw.io te faz é: onde você pretende armazenar seus fluxos? Bom, isso já é um indicativo de que os desenhos ficam armazenados e podem ser acessados por você, mais tarde. Ele também permite que você faça desenhos em outras notações. É possível importar fluxos e exportar em JPEG, PDF, etc.
Com certeza tanto o Lucid quanto o Draw são ótimas opções que podem facilitar o seu esforço ao fazer um desenho de processo. Achei também um vídeo que mostra como a draw funciona.
Ah, uma observação: para assistir o vídeo em Português vá no vídeo >> clique em detalhes >> legendas >> Traduzir automaticamente.
Ferramenta 7: Gliffy
A Gliffy também possui uma versão free, mas são só alguns dias. Nela, você pode desenhar em notação de fluxograma, como também com outras notações do mercado. Assim como as ferramentas anteriores, você pode importar os desenhos e editá-los. Ela permite o compartilhamento com seus colegas, permite criar um time de trabalho ou ainda adquirir um plano para a empresa toda.
Ah, é possível salvar seus desenhos no Google drive também!
Ferramenta 8: Cawemo – Para desenhar fluxos online com notação BPMN
Cawemo é a minha ferramenta preferida para desenhar em notação BPMN. Ela funciona muito bem e é online e gratuita. Você pode compartilhar seus fluxos ou desenhar com outras pessoas (colaborativamente). É uma ferramenta muito fácil de mexer. Ponto negativo: você precisará entender a notação BPMN para utilizar esta ferramenta.
Não gostei dessas ferramentas, o que eu faço?
Caso você não queira utilizar estes sites gratuitos, não tem problema nenhum! O objetivo aqui é estudar o processo e propor melhorias, não é mesmo? Para isso você pode até mesmo optar em usar papel e lápis, por que não?
A vantagem em desenhar em arquivo eletrônico é a facilidade de modificação e atualização posterior, mas você quem escolhe. O que importa não é o meio e sim o fim. O desenho é apenas um meio para propor melhores resultados. Se o seu desenho trouxer resultados, ok! Sem problemas. Não importa onde ele foi feito.
Caso não tenha gostado das opções que te dei, eu afirmo que você tem outra possibilidade em mãos, uma ferramenta super conhecida: Microsoft Word, Power Point, Excel…
Ferramenta 9: Microsoft Office – Como fazer um fluxograma de processo no Word
Isso mesmo! Os offices Word, Power Point e Excel são boas opções devido a facilidade de acesso. Além disso, quase todo mundo usa, não é verdade? As ferramentas do Office possuem os ícones de fluxograma prontos. Por este motivo, fica muito fácil de usar!
Dica valiosa: antes de começar, ative as linhas de grade. Isso facilitará muito no alinhamento do desenho.
Depois de ativar as linhas de grade, selecione a opção nova tela de desenho: Inserir >> Formas >> Nova tela de desenho. Para selecionar os ícones vá em Inserir >> Formas >> Fluxograma.
Passo 2: Listar as atividadesdo processo
Agora que você já escolheu qual ferramenta vai utilizar é hora de colocar a mão na massa! O objetivo desta etapa é entender qual o passo a passo do processo, isso significa “mapeá-lo“.
Atenção: Se você já passou do nível básico, pule esta etapa e vá direto para a etapa do desenho, no passo número 3. Mas, é só uma opção, se quiser continuar lendo fique super à vontade!
Faça as seguintes perguntas:
- O que faz este processo iniciar?
- Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim? Pense sobre cada atividade que é realizada, liste cada uma delas em um rascunho.
Quando for analisar as atividades, se questione se:
A atividade em questão é uma…
- ação/tarefa (Exemplo: comprar material)?
- revisão (Exemplo: revisar informações do cadastro)?
- aprovação (Exemplo: aprovar compra de material)?
- espera (Exemplo: aguardar 5 dias e encerrar orçamento)?
- um registro (Registrar no ERP)?
E assim, você vai listando cada etapa do processo.É importante você ter em mente que este desenho não é relativo ao fluxo de atividades que o processo deveriater e sim como elede fato acontece. Afinal, você está fazendo o desenho para identificar possíveis melhorias. Logo, não faz sentido desenhar o processo como ele deveria se comportar.
Para mapear o processo, é importante compreender cada uma de suas etapas e quais são as entradas e saídas. Isso vai facilitar na hora de conectar todos esses pontos no fluxograma de processo. Existem algumas atividades que podem ter mais de uma entrada ou mais de uma saída.
Que tal um exemplo prático?
Eu escolhi como exemplo um processo que quase todas as pessoas conhecem. Pedir uma pizza! Então vamos lá. Considere que eu sou a atendente da pizzaria, ok?Irei atender um pedido de pizza (telefone) para uma tele entrega.
Listando as atividades do processo (em uma pizzaria)
- Verificar se o cliente possui cadastro
- Se sim, ok! Caso contrário, realizar cadastro no sistema
- Verificar qual o tamanho da pizza que o cliente solicitará
- Verificar qual os sabores que o cliente solicitará
- Perguntar se deseja algo mais (Sobremesa ou bebida)
- Se sim, adicionar itens ao pedido. Se não, prosseguir
- Perguntar se deseja fazer alguma observação no pedido
- Se sim, fazer observação. Se não, prosseguir
- Informar o total do pedido
- Perguntar forma de pagamento (Cartão ou dinheiro)
- Se cartão, enviar máquina. Se dinheiro, perguntar se precisa de troco
- Precisa de troco?
- Se sim, separar troco. Se não, prosseguir
- Agradecer e Registrar (confirmar) pedido no sistema
Nem sempre o fluxograma será linear como o do exemplo acima. Em alguns casos, pode acontecer de que atividades corram em paralelo, especialmente quando o objetivo é descrever processos complexos que envolvem a integração entre áreas muito distintas. Quando for esse o caso, é crucial investir mais nessa fase de listagem de tarefas para compreender como elas se relacionam e quais são os requisitos para que cada etapa seja executada.
Passo 3: Montar o Fluxograma
Agora chegou a hora de fazer o desenho do fluxo do processo! Lembre-se que fluxos de processos são meios de comunicação. Fica bem mais fácil interpretar um desenho do que ler 29 páginas de um procedimento, não é verdade?
Com base na sua lista de tarefas, feitas no passo anterior, inicie o desenho do fluxo selecionando o ícone correspondente a cada atividade. Se for uma aprovação, utilize o losango. Se for uma ação, utilize o retângulo. E assim por diante. Note que existem muitos ícones diferentes. Não é preciso usar todos os ícones se não quiser.
O mais importante é deixar o desenho bem claro e de compreensão rápida. Uma vez que, o objetivo principal de um fluxograma é facilitar o entendimento e não dificultar (rsrsrs).
Exemplo do desenho do processo em notação de fluxograma
Para montar o fluxo eupeguei a lista de atividades do Passo 2, verifiquei qual ícone eu deveria utilizare desenhei no fluxo. Olha como ficou:
(continuação do exemplo de fluxograma abaixo)
Veja algumas dicas importantes
Sim, sempre tem uma dica ou outra que pode ser importante para você. Eu separei 3 que eu acho muito importante nesse passo em específico:
Dica 1: utilize nomes no infinitivo
É uma boa prática você escrever os nomes no infinitivo quando utilizar o ícone de ação, chamado “processo”. É aquele ícone retangular. Por exemplo, na atividade “verificar qual os sabores que o cliente solicitará”, utilizei o ícone processo, pois ele indica que algo irá ser feito, uma ação por parte de algo ou alguém. Por este motivo, também, o verbo está no infinitivo: verificar.
Dica 2: explore e utilize vários ícones
Na notação de Fluxograma existem 28 ícones! É necessário saber todos de cor? Não! É necessário utilizar os 28 ícones no seu desenho? Não! Entretanto, quanto mais representações você utilizar, menos dúvidas ficarão na interpretação.
Nunca esqueça que o melhor padrão é o que o seu cliente/público alvo entende e se sente mais à vontade. Essa é a prioridade número 1. Nunca esqueça!
No meu exemplo, logo ali embaixo, após verificar os sabores da pizza, se for preciso anotar alguma observação manualmente (como por exemplo uma restrição alimentar ou a exclusão de algum alimento), veja que eu utilizarei o ícone “entrada manual”.
Dica 3: não esqueça dos eventos de início e fim
É muitoimportante que você inicie com um evento de início e termine com um evento de fim, esse fim representa a atividade realizada.
Veja no meu exemplo (fluxo acima): Eu iniciei o processo com um evento de início e o chamei de “Registrar pedido de pizza” e para finalizar o meu processo utilizei um evento de fim e o chamei de “Pedido de pizza registrado”. Portanto, listar os eventos formais de início e fim também é importante para integrar um fluxograma com outras atividades de uma empresa, permitindo entender como cada uma delas se conecta em um organograma de geração de valor que apresente uma visão holística do negócio.
Parece óbvio, né? Mas muitos desenhos de processosnão apresentam claramente seus inícios e fins, e isso podegerar alguns erros, até mesmo de compreensão do documento. Fique atento!
Passo 4:Estabelecer ligação (correta) entre as atividades
É importantíssimo que você apresente para o leitor qual é a sequência do fluxo, qual a direção, qual o caminho que precisa ser percorrido. Este caminho é representado pelas flechas que fazem a ligação entre os ícones. Não existem becos sem saída no fluxograma de processos. Portanto, apenas a etapa final não se conecta com nenhuma outra.
Sendo assim, o caminho deve ser único, ou seja, devemos representar a sequência de atividades entre os ícones de uma forma que o leitor encontre facilmente qual é o seguimento. Só representamos mais de um caminho quando existir um evento de decisão. Caso contrário, não!
Errar na hora de estabelecer ligações é um erro comum. Para evitar de cometê-lo, siga o seu fluxo, faça uma leitura dele e veja se ele chega claramente até o final sem apresentar falhas.O caminho deve sempre chegar até o evento de fim. Note na imagem abaixo: qual o próximo passo? Não tem seguimento porque o fluxo não chega até o evento de fim.
Passo 5: Garantir o entendimento
Talvez você esteja questionando: se eu já fiz o desenho do meu processo, tem mais um passo a ser executado? Sim, temos!
Concorda comigo que não adianta fazermos o estudo do processo, desenhar o fluxo das atividades e, no final, não conseguir representar o que de fato acontece? Imagine que este fluxo sirva como informação documentada para uma auditoria e na hora da auditoria o auditor (a) não compreende ou encontra não conformidades no seu fluxo. 😱 Oque fazer?
Uma última leiturinha, né?
Pois então, o Passo 5 objetiva verificar se o que fizemos está claro não só para nós, mas para qualquer pessoa que o leia. Por isso, precisamos da ajuda de alguém que não tenha participado da elaboração do desenho. Encontrou alguém? Legal!
Agora peça para esta pessoa ler o desenho e te falar o que ele está dizendo. Ou seja, interpretar o desenho criado no fluxograma. Se ela conseguir visualizar todas as etapas, entender a descrição, a sequência e o fluxo de informações, o seu Fluxograma está aprovado e finalizado.
Pode ser que, por ventura, a pessoa tenha questionamentos, ou até mesmo encontre alguns erros no seu desenho. Isso é ótimo, pois você terá a chance de corrigir. Além disso, você ainda tem a chance de efetivar o desenho de forma muito clara e objetiva. Por isso, lembre-se: um outro ponto de vista pode agregar valor ao seu desenho – porque, afinal, o objetivo do Fluxograma é proporcionar um entendimento mais claro de um processo a partir da representação visual.
Portanto, em resumo: sempre coloque o fluxograma a prova com outra pessoa, que não está com a visão viciada! Essa revisão é importante para garantir a clareza do desenho, que é o objetivo principal deste tipo de representação gráfica.
Bônus!
Estamos chegando no fim, eba! Mas antes, quero deixa para você algumas boas práticas e alguns dos erros mais comuns na utilização e elaboração do Fluxograma.
7 boas práticas para a elaboração do Fluxograma de processos
- Utilize os ícones corretamente para que seu fluxograma possa ser entendido universalmente;
- Identifique, sempre, a flecha em um único fluxo. Somente em momentos de decisão há a possibilidade de mais de um caminho a ser seguido;
- Mantenha os ícones sempre com o mesmo tamanho, se necessário diminua o texto inserido, essa boa prática propicia uma leitura mais harmoniosa;
- Identifique as ações com palavras no infinitivo: selecionar, marcar, buscar, comprar, vender, etc.
- Utilize cores para representar a diferençaentre os tipos de ícones (assim como fiz no meu exemplo);
- Deixe claro onde o processo inicia e onde ele termina.
- Por fim, tome um cuidado especial em processos integrados entre áreas diferentes e garanta que o fluxo só chega em uma etapa quando seus pré-requisitos estão disponíveis;
6 erros mais cometidos na elaboração do Fluxograma de processos
- Utilizar caixa de processo (ícone retangular) para qualquer tipo de atividade (esse é o erro mais comum);
- Colorir o fluxograma sem critério, apenas atribuir cores diferentes aos ícones. Sem dúvida, gera uma poluição visual no desenho;
- Elaborar um fluxo muito grande em um espaço pequeno. Não calcular corretamente o espaço, ou tentar colocar um grande fluxo em um espaço muito pequeno pode deixar o seu trabalho um pouco confuso e pode complicar a leitura;
- Colocar conectores circulares em ligações com fluxos de outra página;
- Não conectar tarefas que não são as finais do processo;
- Construir loops infinitos.Uma simples ligação errada, pode gerar uma atividade sem fim! Veja:
Eu acho que você vai gostar desse texto aqui:Melhorias em processos: como evitar falhar? e deste aqui também:10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist]
Fluxograma de processos: antes tarde do que nunca
Fica claro que fazer fluxograma de processos é um benefício para qualquer processo, especialmente se os seus apresentarem um ou mais sinais que apontamos. Todas as atividades e os participantes delas devem ser listados durante a elaboração do documento. Ao agir dessa forma, você minimiza as chances de ter pontos desencontrados e pode melhorar o desenvolvimento das atividades.
E lembre-se: nunca é tarde para começar. O importante é dar o primeiro passo. Comece agora, analise aquilo que não está dando certo, faça o seu desenho e compartilhe com sua equipe para que todos tenham conhecimento e consigam colocá-lo em prática.
Ferramenta low-code para criar fluxogramas automatizados! É um sonho?
Não, não é sonho! Isso já é realidade! E posso adiantar que tem inúmeros benefícios para as empresas que utilizam esse tipo de ferramenta!
Mas, em primeiro lugar vamos dar um passo atrás! Você conhece low-code? Se nunca ouviu falar eu te convido a ler esse texto super completo que escrevi sobre o que é low-code! E, se você já sabe sobre o que se trata, vai ficar feliz em saber que tenho um super dica de ferramenta para ajudar a criar fluxogramas automatizados.
Aqui está a dica de ouro: o Zeev! O Zeev é um software low-code fantástico que transforma seus fluxogramas em workflows automatizados. Ou seja, você tem em suas mãos o superpoder de criar e desenvolver as suas soluções de maneira rápida. Ganhando mais velocidade para a sua empresa. Além de ter todos os benefícios de uma ferramenta low-code!Quer conhecer? Minha colega, Thaís, está pronta para te mostrar!
Bônus!
Se você quer saber mais sobre o mundo de processos, não pode deixar de ver essa coleção de artigos que separei para você:
- O que é mapeamento e modelagem de processos?
- Passo a passo para o mapeamento de processos
- Qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?
- BaixarChecklist para aumentar a eficiência do seu processo
- Cinco desperdícios no fluxo de trabalho em escritórios
- Quatro passos para otimização de processos em sua empresa
- O que é um processo inteligente?
- Ferramentas que todo analista de processo deveria conhecer
- Você ainda faz gestão de tarefas por e-mail? Então, você precisa descobrir os problemas que isso causa a você e a sua empresa.
Então, espero ter lhe ajudado e tirado suas dúvidas.Agora, basta seguir esses passos e desenhar todos os processos que queira documentar.Mãos a obra!
