Registro diario de la jornada laboral | Cuéntica (2024)

A partir del día 12 de mayo de 2019 es obligatorio llevar un registro de la jornada laboral diaria de cada trabajador de la empresa, en el que se recojan los horarios de inicio y fin de cada jornada laboral – junto con la firma del trabajador – para cada uno de los días trabajados.

Hasta ahora, sólo era obligatorio este registro en las jornadas de los trabajadores que tenían un contrato de trabajo a tiempo parcial (de menos de 8 horas diarias). Pero desde que se aprobó el Real Decreto-Ley 8/2019 de 8 de marzo se obliga a las empresas a llevar este control de las horas de trabajo diarias de todos los trabajadores, independientemente de su tipo de jornada y de sus condiciones de flexibilidad laboral.

Como esta nueva normativa está generando muchas dudas, el Gobierno ha publicado un dossier (que puedes descargar directamente en PDF) en el que dan respuesta a las preguntas más habituales, con el objetivo de facilitar la puesta en práctica de la norma.

¿Qué datos debe recoger el registro diario de la jornada laboral?

Los datos que la nueva normativa establece que hay que registrar para cada trabajador son:

• El Código de Cuenta de Cotización (CCC) de la empresa.
• CIF o DNI/NIE de la empresa o empresario.
• Nombre, apellidos y DNI del trabajador.
• Número de afiliación del trabajador en la Seguridad Social.
• Período del año al que se refiere y firma.

Además de estos datos, tiene que constar:

• El día de trabajo.
• La hora de entrada y la hora de salida.
• La firma del trabajador.

Se le da importancia a que aparezca, además, el cómputo de las horas diarias de trabajo (que se calculan según las horas de entrada y salida). De esta forma puede llevarse a la vez tanto el registro de horarios como el del total de horas trabajadas.

¿Cómo debe llevarse el registro de la jornada laboral desde 2019?

La nueva normativa no especifica qué medios de registro de jornada laboral son válidospara llevar este control y registro de horarios. Simplemente indica que este registro de la jornada «se organizará y documentará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa».

Ya hay muchas empresas que llevan un control de horarios y jornada de trabajo a través de dispositivos de fichar, controladores de presencia, aplicaciones para el teléfono móvil o tablet… Y también existe una amplia oferta de sistemas electrónicos (app en el móvil, software online…) que ofrecen soluciones adaptadas a esta nueva normativa y que permiten generar este registro obligatorio de la jornada con las nuevas exigencias.

No obstante, si aún no se dispone de estos sistemas de registro o no se está seguro de su adecuación a las nuevas exigencias legales, se puede optar por un sistema de registro manual. Es la forma más tradicional y probablemente la menos eficiente, pero al menos estamos seguros de que es perfectamente válida, no va a generar problemas en caso de inspección, no supone un coste adicional y permite cumplir la nueva obligación independientemente de que luego se pueda cambiar de sistema de registro.

Plantilla modelo de registro manual de horarios y jornada laboral

Es la opción para que el propio trabajador registre (y firme) manualmente los horarios de trabajo diarios realizados, para ello hemos creado una plantilla de hoja de cálculo que recoge los datos exigidos con la nueva normativa para que puedas descargarla y utilizarla libremente.

Descarga la plantilla modelo del registro manual de horarios y jornada laboral (Google Spreadsheets y Excel):

• Descarga directa de la plantilla en formato Excel (.xlsx)
• Descarga directa de la plantilla en formato Open Document (.ods)
• Descarga directa de la plantilla en formato PDF (.pdf)
• Versión online de la plantilla en forma de hoja de cálculo de Google (para añadirla a tu Google Drive o descargarla en otros formatos)

La versión de hoja de cálculo de Google está bloqueada y no puede modificarse, pero sí puedes añadirla a tu Google Drive o descargarla en varios formatos (PDF, Excel, Open Document, CSV…) desde el menú de «Archivo → Descargar como…».

Pasos para llevar un correcto registro de las jornadas laborales

1. Personaliza e introduce los datos identificativos de empresa y trabajador en la plantilla de hoja de registro que proporcionamos.
2. Imprime una hoja de registro para cada trabajador y periodo mensual.
3. El trabajador rellena cada día de su puño y letra las horas de entrada y salida del trabajo seguido de su firma. Si la jornada es partida y tienen horario de mañana y tarde deberá hacerlo para cada parte de la jornada.
4. Al final de cada mes guarda las hojas de registro originales firmadas de todos los trabajadores. Se les puede entregar una copia a cada trabajador, pero la normativa no lo considera obligatorio. Solo es obligatoria la entrega de una copia al trabajador en el caso de que tengan jornada parcial.
5. Este registro debes mantenerlo en la empresa y a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y se tendrá que guardar en la empresa durante un período de 4 años.
6. Recuerda que el incumplimiento de este trámite, será considerado como «infracción grave».