Manuales Administrativos (2024)

Dentro de este artículo:

Según plantea G. Continolo
S.Z. Diamond hace referencia a las siguientes razones para el uso de manuales administrativos
Los principales objetivos de elaborar manuales administrativos
Tipo de manuales administrativos
1. Por su contenido
2. Por función específica
Ventajas y desventajas de los manuales
1. Ventajas
2. Desventajas
Conclusiones

Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicará las actividades a realizarse por los miembros de un organismo y la forma en que lo harán, ya sea conjunta o separadamente.

Su principal propósito es el de instruiral personal acercade aspectos como funciones, relaciones, procedimientos, políticas,objetivos, normas, etc., para lograr una mayor eficacia en el trabajo.

Según plantea G. Continolo

Un manual correctamente redactado puede ser valioso instrumento administrativo. Se puedecomprobar esto si consideramosque, aun siendo unos simples puntos de llegada, los manuales vienen a ser lasrutas por las cuales opera todo el aparato organizacional; es decir, son la manifestación concreta deuna mentalidad directiva orientada hacia la relación sistemática de lasdiversas funciones y actividades.

S.Z. Diamond hace referencia a las siguientes razones para el uso de manuales administrativos

Proporcionar al usuario un marco de referenciageneral y estandarizado.
Servir como un medio de archivo portátil y fácil de usar.
Ahorrar tiempo y asegurar respuestas exactas.
Tiene una influencia definitiva enla actitud de los empleados.

Los principales objetivos de elaborar manuales administrativos

Estimular la uniformidad.
Eliminar la confusión.
Reducir la incertidumbre y la duplicación de funciones.
Disminuir la carga de supervisión.
Servir de base para la capacitación del personal.
Evitar la implantación de procedimientos incorrectos.
Presentar de manera clara y concisa el trabajo quese está haciendo en cada departamento.

Lo que se busca al elaborar los manuales administrativos esmantener al personal informado de los deseos y cambios en las actitudes de ladirección, al delinear la estructura organizacional y establecer por escrito yen forma permanente las políticas y procedimientos (documentados).

Tipo de manuales administrativos

Por su contenido

De historia del organismo
De organización
De políticas
De procedimientos
De contenido múltiple (ejemplo, incluyen políticas,procedimientos, historia y organización)
De adiestramiento oinstructivo
Técnicos

Por función específica

De producción
De compras
De ventas
De finanzas
De contabilidad
De crédito y cobranza
De personal
Generales (los que ocupan dos o más funciones operacionales)

Ventajas y desventajas de los manuales

Ventajas

Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento, funciones, normas, etc.
Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del tiempo.
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Desventajas

Si se elaboran en forma deficiente se producenserios inconvenientes en el desarrollo de lasoperaciones.
El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
Se limitan a los aspectosformales de la organización y dejan de lado los informales, que también son muy importantes.
Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad;pero si abundan en detalles puede volverse complicados.

Conclusiones

Un manual es una guía encaminada que sirve de instrumento de control sobre la actuaciónde cada uno de los empleados.Uno de sus principales objetivos de los manuales administrativos es instruir alpersonal acerca de: objetivos, funciones, relaciones, políticas,procedimientos, etc.